Stand: 28.09.2026 · Florian Zandberg, Elblogik
Die Fristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Einführung läuft in drei Stufen:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang.
- Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen dürfen weiterhin auf Papier verschickt werden. Eine einfache PDF-Rechnung braucht die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand gilt für alle Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift. Papier und einfache PDF-Rechnungen reichen dann im B2B-Geschäft nicht mehr.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung, eine reine Datendatei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Der Vorteil: Die Daten lassen sich direkt in Buchhaltung oder Warenwirtschaft übernehmen, ohne dass jemand Rechnungsnummer, Beträge und Positionen abtippt.
Ausnahmen, die du kennen solltest
Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Wichtige Ausnahmen:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Diese Ausnahme betrifft nur den Versand – empfangen müssen auch sie.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
- Fahrausweise, viele steuerfreie Umsätze und Rechnungen an Privatkunden.
Die 800.000-Euro-Grenze richtig einordnen
Für die Übergangsregel bis Ende 2027 zählt der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Für das Jahr 2027 entscheidet also der Umsatz aus 2026. Die Grenze hat nichts mit der Kleinunternehmergrenze zu tun. Wer unsicher ist, welche Werte zählen, sollte das mit der Steuerberatung klären.
Aus dem Handwerk gibt es Forderungen, die Frist für größere Betriebe auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nach unserem Stand nicht – plane deshalb mit den geltenden Terminen.
Häufige Missverständnisse
Rund um die E-Rechnung halten sich einige Irrtümer hartnäckig:
- „Eine PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ – Nein. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.
- „Kleinunternehmer sind komplett raus.“ – Nur beim Versand. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen auch Kleinunternehmer.
- „Bis 2028 kann man in Ruhe abwarten.“ – Der Empfang ist schon Pflicht, und eine Umstellung von Software und Abläufen braucht Vorlauf.
- „Dafür braucht es teure Spezialsoftware.“ – Viele gängige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen bereits erzeugen und einlesen. Entscheidend ist, dass die Daten danach nicht wieder von Hand abgetippt werden.
Was kleine Betriebe jetzt tun sollten
Der Empfang ist schon Pflicht, der Versand kommt spätestens 2028. Wer jetzt in Ruhe umstellt, vermeidet Hektik am Jahresende und spart schon heute Zeit.
- Empfang prüfen: Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und sicherstellen, dass XRechnung-Dateien lesbar sind und revisionssicher archiviert werden.
- Software klären: Kann dein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen erzeugen und einlesen? Viele Programme bieten das bereits, manchmal als Zusatzmodul.
- Stammdaten pflegen: Für E-Rechnungen braucht es vollständige Kundendaten, bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich eine Leitweg-ID.
- Abläufe anpassen: Wer prüft eingehende Rechnungen, wer gibt frei, wie kommen sie in die Buchhaltung?
- Mit der Steuerberatung abstimmen, welche Formate und Wege gewünscht sind.
Die Pflicht als Chance nutzen
Weil E-Rechnungen maschinenlesbar sind, lassen sie sich automatisch weiterverarbeiten. Eine Automation kann eingehende Rechnungen aus dem Postfach holen, die Daten auslesen, mit der Bestellung abgleichen und in die Buchhaltung übernehmen. Nur Abweichungen – ein falscher Preis, eine fehlende Bestellnummer – landen noch bei einem Menschen.
Genau solche Automationen baut Elblogik: passend zu den Programmen, die du schon hast, und mit festem Preis je Angebot. Ob sich das für deinen Betrieb lohnt, zeigt ein kurzer Blick auf die Menge der Rechnungen und die Zeit, die heute dafür draufgeht.
Wichtiger Hinweis
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick nach dem Stand September 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu deinem Betrieb bekommst du von deiner Steuerberatung. Die offiziellen Antworten des Bundesfinanzministeriums findest du in den Quellen unten.